Quel modèle de cahier des charges utiliser pour mon projet ERP ?

Pour réussir l’implémentation d’un ERP, la rédaction du cahier des charges reste bien souvent la première étape. Cela permet de définir les objectifs, les fonctionnalités, les contraintes et les exigences du projet. Le document contribue également à communiquer efficacement avec les parties prenantes et à évaluer les offres des fournisseurs.

Cependant, la rédaction d’un cahier des charges ERP peut être une tâche ardue, surtout s’il s’agit d’une première fois. C’est pourquoi il est souvent utile de se référer à des exemples et des modèles pour s’inspirer et comprendre les meilleures pratiques. Pour vous aider dans cette tâche, nous allons explorer quelques bonnes pratiques à suivre pour rédiger votre propre document. Nous verrons comment ces exemples peuvent améliorer la définition des besoins fonctionnels et techniques et mieux évaluer les offres des fournisseurs, notamment en ce qui concerne tous les coûts liés à la mise en place de l’ERP.

Comment obtenir un modèle de cahier des charges ERP ?

Si vous souhaitez un cahier des charges ERP personnalisé et adapté à vos besoins, vous pouvez faire appel à un consultant spécialisé, mais vous pouvez aussi vous inspirer de modèles existants en reprenant les parties essentielles et en y ajoutant vos propres éléments.

Il existe de nombreux modèles génériques en ligne, et parfois même des modèles de cahier des charges ERP payants pour certains et gratuits pour d’autres. Voici déjà un exemple gratuit à télécharger sur ce site.

Les pièges à éviter dans la rédaction de votre
cahier des charges ERP

Ensuite, pour que la rédaction du cahier des charges ne s’avère pas trop complexe, il est important d’éviter les écueils les plus courants si l’on veut garantir l’efficacité du processus. Voici quelques points à surveiller :

• Manque de clarté et de précision : un cahier des charges imprécis peut entraîner des malentendus entre les parties prenantes. Assurez-vous que les spécifications sont claires et détaillées.

• Pas d’implication des utilisateurs finaux : l’engagement des utilisateurs finaux est nécessaire et leur absence dans le processus de rédaction peut conduire à un produit final qui ne répond pas aux attentes.

• Sous-estimation des besoins en formation et en support : un ERP nécessite souvent une formation substantielle pour une bonne prise en mains, et un support continu. Omettre ces aspects dans le cahier des charges peut entraîner des difficultés lors de l’adoption du système par les utilisateurs.

• Sous-estimation des intégrations et des incompatibilités : il est essentiel d’évaluer comment l’ERP s’intégrera avec les autres systèmes en place, quelle sera la technologie utilisée pour les interfaces d’échanges de données. Le manque de compatibilité peut entraîner des coûts supplémentaires et des complexités.

• Oubli des aspects de sécurité et de conformité : le cahier des charges doit aborder les exigences de sécurité et de conformité pour protéger les données et respecter les réglementations pertinentes (RGPD par exemple).

• Sous-estimation de la scalabilité : l’ERP doit pouvoir évoluer avec l’entreprise. Le cahier des charges doit permettre des ajustements et des expansions futures sans surcoût trop important.

• Mauvaise définition du cadre commercial : le cahier des charges doit inclure des clauses contractuelles claires pour encadrer la relation avec le prestataire et éviter les malentendus.

Quel est le format idéal d’un cahier des charges ERP ?

Le format idéal d’un cahier des charges ERP dépend évidemment de la complexité du projet et des exigences spécifiques auprès des prestataires. Cependant, il existe quelques bonnes pratiques générales à suivre. La première est de structurer le cahier des charges en sections claires et organisées qui suivront un fil rouge logique et qui présentera les informations de manière cohérente.

Voici la structure générique d’un cahier des charges ERP que nous vous conseillons :

1. Introduction et contexte
   – L’introduction doit présenter l’entreprise, son activité et ses besoins en matière de gestion d’entreprise.
   – Décrivez les objectifs du projet ERP et les raisons qui motivent la mise en place d’un nouveau système.
   – Expliquez le contexte du projet, en précisant les systèmes existants et les interfaces nécessaires.
2. Analyse de l’existant
   – Décrivez les processus métiers actuels de l’entreprise et les systèmes utilisés pour les gérer.
   – Identifiez les points forts et les points faibles des systèmes existants.
   – Définissez les principales évolutions attendues dans le nouvel ERP par rapport à cet existant.
3. Spécifications du projet ERP
   – Décrivez les fonctionnalités attendues de l’ERP en détail.
   – Spécifiez précisément les liens avec les processus de gestion de l’entreprise.
   – Définissez les contraintes techniques et budgétaires associées à ces éléments.
4. Plan de mise en œuvre
   – Décrivez les différentes étapes souhaitées pour la mise en œuvre de l’ERP afin que les prestataires expliquent précisément leurs méthodologies.
   – Définissez le calendrier et les ressources qui seront allouées dans l’entreprise.
   – Déterminez les bases du plan de communication interne et des formations nécessaires.
5. Sélection du fournisseur
   – Définissez les critères de sélection du nouvel ERP et le déroulé du processus de sélection des prestataires.
   – Établissez une grille d’évaluation des offres qui soit claire et compréhensible pour écarter rapidement les solutions inadaptées.
6. Contrat et conditions
   – Définissez les éléments clés du contrat avec le fournisseur ERP.
   – Décrivez les conditions de garantie et les niveaux de support et maintenance attendus.
   – Définissez les modalités de paiement en fonction des jalons du projet.
7. Annexes possibles
   – Glossaire des termes techniques.
   – Explications complémentaires sur certains processus, captures d’écran du système actuel.
   – Schéma du système d’information actuel / cible.

Il est important de noter que ce modèle est un exemple et qu’il doit être adapté à vos besoins. En ce qui concerne le format du document, il est généralement préférable de soumettre le cahier des charges ERP aux fournisseurs sous format PDF. Il garantit que la mise en forme du document sera conservée et que les fournisseurs pourront le lire facilement.

En plus de ces sections, vous pouvez également prévoir dans votre cahier des charges et dans votre processus de sélection la réalisation d’un POC (Proof of Concept). Cela permet d’aller plus loin dans l’étude de faisabilité et l’analyse des risques.

En utilisant ces éléments, vous serez en mesure de poser toutes les questions pertinentes pour encadrer votre projet ERP et sécuriser sa réussite. N’hésitez pas également à télécharger notre guide pour aller plus loin sur ce sujet :