Tout savoir sur les coûts et budgets liés
à la mise en place d’un ERP

La durée et le coût d’un projet ERP peuvent varier en fonction de la taille de l’entreprise, de la complexité des processus métier et des fonctionnalités requises, et de la richesse de la solution retenue et notamment de ses pré-paramétrages. Cela peut prendre plusieurs mois voire plus d’une année pour que la mise en œuvre soit réussie. Cependant, l’ERP déployé sera certainement utilisé pendant de nombreuses années, offrant ainsi un retour sur investissement significatif.

La planification des différents jalons du projet et des livrables représente donc un élément clé du cahier des charges ERP et pose les bases aussi pour évaluer les coûts de l’ERP. Sachant que dans le cas où vous choisiriez un ERP sectoriel, les fonctionnalités pré-paramétrés font gagner du temps et réduisent bien souvent les coûts liés.

Quels sont les éléments qui influent sur le budget
d’un projet ERP ?

Divers facteurs peuvent influencer de manière conséquente le budget nécessaire au déploiement d’un ERP et à son entretien. Voici les éléments principaux à considérer :

Utilisation du standard VS développements spécifiques

Le choix entre l’utilisation de fonctionnalités standard de l’ERP ou la nécessité de développer des solutions spécifiques peut grandement impacter le budget. Le recours aux fonctionnalités standard est généralement moins coûteux, car cela implique moins de personnalisation et de développements spécifiques qui peuvent augmenter considérablement les coûts initiaux et compliquer également la maintenance du système. Cette appréciation est un des critères principaux de choix de son ERP.

Lotissement du projet

Le nombre de modules à implémenter influence directement le coût du projet ERP. Chaque module comme la finance, la gestion de production, la logistique, l’administration des ventes… nécessite une configuration et une intégration spécifiques. De fait, plus il y a de modules à paramétrer, plus le coût du projet augmente, non seulement en raison des licences nécessaires, mais aussi en raison du temps et des ressources requis pour la mise en œuvre de chaque module. Lotir le projet dès l’étape du cahier des charges améliore la visibilité budgétaire. 

Formation des utilisateurs

Ce volet est nécessaire pour assurer une transition réussie vers le nouveau système ERP. Le budget alloué à la formation peut varier considérablement en fonction du nombre d’utilisateurs à former et de la complexité ou facilité de prise en mains du nouveau système. Investir dans une formation adéquate, avec des supports personnalisés, aide par contre à minimiser les erreurs de manipulation du système, améliorant ainsi le retour sur investissement final.

Conduite du changement

La conduite du changement englobe les stratégies et actions mises en place pour faciliter l’adoption du nouveau système ERP par tous les utilisateurs. Cela inclut une communication régulière sur les avancées du projet, la gestion des résistances au changement, et le soutien continu après le déploiement. Souvent sous-estimé, ce volet représente pourtant un coût qui doit être rajouté dans le budget global du projet mais qui influence positivement le TCO comme nous le verrons par la suite…

L’impact budgétaire de la répartition des rôles avec l’intégrateur

Une collaboration efficace et une répartition claire des rôles sont essentielles pour maintenir le projet dans les limites du budget prévu. Voici comment la synergie avec l’intégrateur peut influencer positivement les coûts.

Une répartition claire des rôles dans le plan projet

Une définition précise permet à l’intégrateur de s’engager au forfait sur un périmètre clairement établi, ce qui contribue à éviter les dépassements de coûts liés à des malentendus ou à des attentes non alignées. Cette approche contractuelle où chaque partie connaît ses obligations diminue les risques de conflits et les retards associés, garantissant ainsi une gestion budgétaire plus stricte et prévisible.

Les différentes méthodologies de projet

Les méthodologies agiles, par exemple, permettent une grande flexibilité et adaptabilité, souvent nécessaires dans les projets de grande envergure tels que les déploiements d’ERP. Elles facilitent entre autres les ajustements en cours de projet. Cependant, sans une répartition claire des rôles et des responsabilités, cette flexibilité peut parfois conduire à des dérives budgétaires si les modifications de périmètre ne sont pas correctement contrôlées.

En revanche, les approches de projet plus traditionnelles, bien que souvent perçues comme plus rigides, peuvent favoriser le respect du budget initial grâce à une planification détaillée et des étapes bien définies. Toutefois, ces méthodes nécessitent également une définition très précise des rôles dès le départ, car tout changement ou ajustement imprévu peut entraîner des coûts supplémentaires significatifs.

Autant de raisons qui expliquent pourquoi les attentes sur la méthodologie et l’organisation cible pour le projet figurent souvent dans les exemples et modèles de cahier des charges ERP.

Comment définir le Total Cost of Ownership ?

Le Total Cost of Ownership (TCO) est une métrique essentielle pour évaluer le coût complet des solutions ERP au sein d’une entreprise. Cette approche exhaustive prend en compte non seulement le prix d’achat initial de la solution et les coûts de mise en œuvre, mais aussi les coûts de maintenance et de support technique sur toute la durée de vie du système, généralement estimée entre 8 et 10 ans. Cette période reflète la durée pendant laquelle le système ERP sera pleinement opérationnel et productif avant qu’un éventuel remplacement ne soit nécessaire.

Voici le TCO d’un ERP dans le détail, avec une décomposition en deux grandes catégories de coûts :

Coûts directs :

• Coût d’acquisition des licences logicielles de l’ERP
• Coût des contrats de maintenance et support
• Coût de la formation des utilisateurs à l’ERP
• Coût de l’intégration de l’ERP avec d’autres systèmes
• Coût du matériel informatique nécessaire pour faire fonctionner l’ERP

Coûts indirects :

• Coût lié à la perturbation de l’activité pendant la mise en œuvre de l’ERP
• Coûts d’exploitation, de la gestion et de l’administration de l’ERP au quotidien
• Coût potentiel lié aux pannes, aux erreurs de données ou aux cyberattaques

Vous trouverez ci-dessous un exemple de comparatif des coûts annuels entre les 2 solutions ERP Microsoft Dynamics 365 et SAP S/4HANA, en phase projet puis en phase maintenance, qui permet d’identifier à quel moment les gains annuels dépassent les coûts engagés.

Comment définir le ROI (Retour sur investissement) ?

La détermination des gains et du ROI attendus est effectivement déterminante pour que l’approche financière soit complète. On investit dans un ERP pour qu’il soutienne le développement de l’entreprise en créant des avantages compétitifs durables. Il faut pour cela identifier dans le cahier des charges ou la préparation du POC les processus qui seront directement impactés par la mise en œuvre du nouvel ERP et évaluer les bénéfices à atteindre :

• Des bénéfices quantitatifs : fiabiliser les temps de production, réduire la durée des cycles de commande et délais de livraison, accélérer le traitement des réclamations clients, améliorer les prévisions et notamment la visibilité des stocks par exemple, diminuer les coûts de fonctionnement informatique, etc.
• Des bénéfices qualitatifs : réduire la durée des prises de décisions opérationnelles, augmenter le taux de satisfaction des clients, respecter les objectifs de taux de services, accélérer les temps de clôture mensuelle, améliorer la productivité des salariés, etc.

Vous trouverez ci-dessous un nouvel exemple de comparaison du ROI dans le cadre de la mise en place de deux projets ERP Microsoft Dynamics 365 et SAP S/4HANA qui met en évidence que les gains cumulés dépassent les coûts au bout d’environ quatre ans…

S’appuyer sur les retours d’expérience pour bien choisir son ERP : une démarche incontournable

L’analyse des retours d’expérience (REX) d’entreprises ayant déjà déployé un ERP est une étape importante qui doit figurer dans votre cahier des charges, ces témoignages permettent de :

• Comprendre les points forts et les points faibles de chaque solution ERP dans un contexte réel.
• Identifier les fonctionnalités critiques pour votre activité et vous assurer qu’elles sont bien prises en charge par l’ERP.
• Anticiper les difficultés potentielles liées à la mise en œuvre et à l’utilisation de l’ERP.
• Évaluer le niveau de satisfaction des utilisateurs vis-à-vis de l’ERP.
• Obtenir des informations concrètes sur le coût total de possession (TCO) de l’ERP.

Vous pouvez ainsi demander dans le cahier des charges d’être mis en relation directement avec des entreprises qui ont déployé l’ERP… Ces témoignages permettent bien souvent d’éviter les mauvaises surprises et facilitent aussi l’évaluation finale ou les questions précises lors de la réalisation d’un POC (Proof of Concept).