Comparaison des différents ERP :
découvrez l’approche Proof of concept

Si le cahier des charges permet de bien structurer la démarche de sélection d’un ERP, le POC ou « Proof of Concept » permet quant à lui de valider la capacité de l’entreprise et de l’intégrateur à mener à bien le projet !

À partir d’une grille contenant certains processus essentiels avec un jeu de données associé, et les principaux objectifs fixés, le partenaire pourra réaliser une étude préalable et commencer à maquetter la solution ERP. Le POC permet ainsi de réaliser une « maquette » à partir des données réelles de l’entreprise pour que les démonstrations des solutions soient beaucoup plus concrètes et recentrées sur les processus clés de l’entreprise. Cette démarche rassure les responsables métier qui peuvent mieux comparer les ERP et mieux apprécier comment les utilisateurs finaux les utiliseront. Elle constitue donc selon nous un critère clé pour bien choisir son ERP.

Définition des objectifs et du périmètre du POC

Pour qu’un POC soit efficace, il est important de bien définir ses objectifs et son périmètre dès le départ.

Prévoir le POC dès le cahier des charges

La définition des objectifs et du périmètre du POC doit commencer dès la rédaction du cahier des charges. En effet, il est important de prendre en compte les besoins et les attentes de l’entreprise dès le début du processus de sélection d’un ERP. Comme le cahier des charges doit identifier les fonctionnalités critiques que la solution doit impérativement couvrir, il servira également à définir ce que l’on veut vérifier avec ce POC, avec des objectifs clairs, précis et mesurables. Et permettre ainsi de valider ou d’invalider la faisabilité du projet ERP.

Voici quelques exemples d’objectifs de POC :

• Vérifier que l’ERP répond aux besoins fonctionnels de l’entreprise.
• Évaluer ses performances en termes de temps de réponse et de scalabilité.
• Tester son ergonomie et sa facilité d’utilisation.
• Vérifier la capacité d’adaptation de l’ERP.
• Évaluer la qualité du support fourni.

En plus des objectifs fonctionnels, il est parfois intéressant de prendre en compte les objectifs non fonctionnels comme la sécurité, la fiabilité et la maintenabilité de l’ERP.

Identifier des fonctionnalités à observer en conditions réelles

Le périmètre du POC doit mettre en évidence les fonctionnalités que l’on souhaite observer en conditions réelles. Il est donc important de ne pas surcharger le POC, et de se concentrer sur les fonctionnalités les plus critiques pour l’entreprise. De plus, le périmètre doit idéalement prendre en compte les contraintes de temps et de ressources : il est important de définir un calendrier réaliste et de prévoir un budget adéquat.

Voici quelques conseils relevés dans les exemples et modèles de cahier des charges ERP pour bien définir le périmètre du POC :

• Impliquer toutes les parties prenantes dans le processus de définition des objectifs et du périmètre du POC.
• Prioriser les objectifs en fonction de leur importance pour l’entreprise.
• Définir des objectifs précis et mesurables.
• Décomposer les objectifs en tâches plus petites et plus gérables.
• Estimer le temps et les ressources nécessaires pour atteindre chaque objectif.

Réussir le POC avec les solutions ERP shortlistées

Pour que le POC soit concluant, il est indispensable de le préparer en amont, en formalisant les scénarios de tests et en établissant une grille d’évaluation précise. Il faut toujours garder à l’esprit que l’objectif principal d’un POC n’est pas de tester l’exhaustivité de toutes les fonctionnalités de l’ERP, mais plutôt de valider que le choix du logiciel correspond aux besoins spécifiques de l’entreprise. Et confirmer que l’ERP peut répondre aux enjeux métiers de l’organisation et qu’il est en mesure de s’intégrer efficacement à son environnement informatique existant.

Formaliser les processus des scénarios de test

Les scénarios de test doivent donc être représentatifs des processus métier et couvrir les fonctionnalités critiques identifiées dans le cahier des charges. Pour chaque scénario de test, il est nécessaire de définir :

• Les objectifs du test : que cherche-t-on à vérifier avec ce scénario ?
• Les prérequis : quelles conditions doivent être remplies pour que le test puisse être réalisé ?
• Les étapes du test : comment le scénario va-t-il être déroulé ?
• Les données d’entrée : quelles données seront utilisées pour le test ?
• Les critères de réussite : quels sont les indicateurs qui permettront de déterminer si le test est réussi ou non ?

Et pour évaluer les résultats du POC, il est indispensable de mettre en place une grille de notation qui va pointer les différents critères d’évaluation et leur pondération relative. Ces critères peuvent être regroupés en différentes catégories :

• Fonctionnalités : l’ERP répond-il aux besoins fonctionnels exprimés dans le cahier des charges ?
• Ergonomie : l’interface utilisateur est-elle intuitive et facile à utiliser ?
• Performance : l’ERP est-il performant en termes de temps de réponse et de scalabilité ?
• Intégration : l’ERP s’intègre-t-il facilement avec les autres systèmes de l’entreprise ?
• Support : le support est-il de qualité ?

La grille de notation doit être partagée avec tous les participants au POC avant le début des tests. Cela permet de s’assurer que tout le monde a la même compréhension des critères d’évaluation et que les résultats des tests seront évalués de manière objective.

Évidemment, la réalisation d’un POC est consommatrice de temps pour l’entreprise comme pour les intégrateurs. Il n’est donc pas raisonnable d’envisager de la réaliser avec toutes les solutions ERP consultées, il faut plutôt privilégier de le faire sur les solutions finalistes de l’appel d’offres et le dédommager. Il devra donc être inclus dans l’évaluation des coûts liés à la mise en place de l’ERP.

En tant qu’intégrateur expert des ERP Microsoft Dynamics 365 et SAP S/4HANA, nous réalisons régulièrement des Proof of Concept pour ces deux solutions. Cette neutralité de TVH Consulting nous permet d’offrir un regard impartial sur les solutions ERP leaders du marché. Loin de vous orienter vers une solution ERP préconçue, nous vous accompagnons dans une étude comparative approfondie des différentes options disponibles. En toute transparence, nous mettons en lumière les forces et les faiblesses de chaque solution, en tenant compte de vos contraintes budgétaires et de vos priorités technologiques.