Anticiper l’audit : la meilleure protection

En prévision d’un audit SAP, beaucoup de questions se posent… Comment comprendre les licences en notre possession ? A quoi correspondent les licences ? Pour quels usages ? Sommes-nous en conformité ?

On réfléchit souvent à propos de l’audit SAP, qui semble être une nébuleuse inconnue et redoutée avec son lot de questions…

Les facteurs clés

L’audit est l’angoisse n°1 des DSI. Et cette angoisse est exponentiellement démultipliée à raison de plusieurs facteurs bien connus tels que :

• ancienneté des contrats : L’ancienneté des contrats et des types de licence est une plaie ! Les usages ayant évolués, la mode du « client-serveur » n’est plus, le Full-Web est partout voir même le Cloud désormais. Fini également les serveurs physiques, la virtualisation est la norme. Vos usages tout comme votre Système d’Information a changé et s’est transformé. Oui, mais vos licences n’ont pas changé elles.
• Turn-over : Pas de souci, c’est Jean-Paul ou Sophie qui gère les licences SAP chez nous. Oui mais Jean-Paul est parti depuis 5 ans. Pierre qui a pris le relais a été remplacé depuis par Julie. Au final, tout le monde et personne gère cette partie pourtant tellement critique. Surtout personne.
• Processus/procédure : Faut de processus bien défini, on peut se retrouver à gérer des achats de licences explosés entre services et/ou projets. Faute de gestion rigoureuse, le parc de licences s’agrandit et se diffuse jusqu’à ce que la traçabilité d’une licence devienne irrémédiablement perdue.
• Manque d’intérêt : « Ce n’est pas important » ou bien « on ne s’en est jamais préoccupé ». Un tel manque d’intérêt peut vous valoir une note salée lors des conclusions de l’audit. Finalement, on se dit toujours après qu’on aurait peut-être du s’en préoccuper un peu avant tout de même et que ça méritait l’aide d’un expert.
• Mal-accompagné : Mieux vaut être seul que mal accompagné. Préférez tout de même vous assurer que vous êtes bien conseillé et que votre partenaire soit compétent sur la gestion des licences SAP BusinessObjects. Si ce n’est pas le cas, appelez-nous tout simplement.

Bien  trop souvent nous intervenons en réaction à un audit initié par l’éditeur ce qui place le client final dans une position délicate puisqu’il y a déjà eu des échanges qui peuvent alimenter le dossier d’audit. On se retrouve alors embourbé dans des interprétations d’usage et de type de licence qui dérapent souvent dans une incompréhension générale. Pourquoi une telle demande de régularisation alors que seule une vingtaine d’utilisateurs utilisent Web Intelligence en création ? Telle est la question.

Comprendre et maîtriser

Le principe est assez simple : comprendre et maîtriser sont les mots d’ordre à garder en tête pour aborder un audit (SAP ou autre d’ailleurs) dans les meilleures conditions. La cause n°1 de non-conformité reste la méconnaissance des contrats et des licences face à des usages réels encore moins maîtrisés. L’alchimie des 2 situations associées conduisent à des situations de non-conformité souvent ubuesques et disproportionnées mais pourtant légitimes. On pourra démystifier la compréhension d’un audit par le diagramme suivant : Il est ainsi courant d’être surpris de constater les écarts entre ce que SAP observe et ce qui se passe vraiment, parce que la comparaison de vos usages se fera sur ce qui est configuré. Moralité : N’hésitez pas à demander un audit de conformité de vos licences SAP BusinessObjects avant que les problèmes arrivent. Surtout si vous ne travaillez pas encore avec Cosmos Consulting